Geschenke und was Sie steuerrechtlich beachten müssen

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“ heißt es so schön – aber wie groß dürfen Geschenke für Geschäftsfreunde, Kunden usw. ausfallen? Welche steuerrechtlichen Pflichten gehen mit kleinen Präsenten einher? Und gelten für Werbegeschenke die gleichen Regeln?

Abzugsverbot für Pauschalsteuer auf Geschenke

Freiwillige Sachzuwendungen oder Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden usw. unterliegen bei diesen Empfängern grundsätzlich der Einkommensteuer. Zur Abgeltung der Besteuerung kann der zuwendende Unternehmer die Einkommensteuer im Rahmen des § 37b EStG pauschal mit 30% (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) übernehmen. Der Empfänger braucht die Zuwendung dann nicht der Einkommensteuer zu unterwerfen.

Wird dieses Verfahren angewendet, so gilt es für alle im Wirtschaftsjahr gewährten Zuwendungen und Geschenke an Geschäftsfreunde, und zwar unabhängig davon, ob die Grenze von 35 Euro (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG; bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ohne Umsatzsteuer | vgl. R 9b Abs. 2 Satz 3 EStR) überschritten ist oder nicht. Zudem kann die Pauschalsteuer nach § 37b EStG nur als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn die jeweilige ihr zugrunde liegende Zuwendung keinem Abzugsverbot unterliegt (siehe BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 – IV C 6 – S 2297-b/14/10001 | BStBl 2015 I S. 468, Rz. 26).

Neueres Urteil zur pauschalen Einkommensteuer für Geschenke

In einem neueren Urteil (vom 30. März 2017 IV R 13/14) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass in der Übernahme der pauschalen Einkommensteuer gemäß § 37b EStG ein weiteres „Geschenk“ an den Geschäftsfreund zu sehen ist. Das bedeutet, dass der Betriebsausgabenabzug für das Geschenk und die Pauschalsteuer ausgeschlossen ist, wenn der Wert des Geschenks zuzüglich der darauf entfallenden Pauschalsteuer den Grenzbetrag für Geschenke von 35 Euro übersteigt.

Kurzum: Hat sich der zuwendende Unternehmer zur Anwendung der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG für Zuwendungen an Geschäftsfreunde entschieden, können nach dieser Rechtsprechung nur noch Geschenke bis zu einem Wert von 26,58 Euro beim Betriebsausgabenabzug berücksichtigt werden – unter Berücksichtigung der Pauschalsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag; zusätzlich ist die Kirchensteuer zu beachten, wodurch sich der Grenzbetrag entsprechend verringert.
Dementsprechend können bei Überschreiten dieser Grenze die Aufwendungen für das Geschenk und die darauf entfallende Pauschalsteuer nach §37b EStG nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Betriebsausgabenabzug für Werbegeschenke – Aufzeichnungspflichten

Beim Betriebsausgabenabzug für Geschenke an Kunden oder Geschäftsfreunde müssen die Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf besonderen Konten aufgezeichnet werden. Andernfalls kommt ein Betriebsausgabenabzug nicht in Betracht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 i. V. m. § 4 Abs. 7 EStG).

Unter die Regelungen für Geschenke und deren besondere Aufzeichnung können nach Ansicht eines Finanzgerichts (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12. April 2016 6 K 2005/11 | EFG 2016 S. 1197, Revision eingelegt |Az. des BFH: I R 38/16) auch Werbegeschenke fallen, die selbst Werbeträger sind. Im Urteilsfall wurde der Betriebsausgabenabzug für Herstellungskosten von Werbekalendern mit Firmenlogo – die an feststellbare Empfänger (Nichtarbeitnehmer) verteilt wurden – versagt, da die Aufwendungen nicht einzeln und getrennt nach § 4 Abs. 7 EStG aufgezeichnet wurden.

Ausnahme Streuwerbeartikel

Eine Ausnahme hiervon besteht für sog. Streuwerbeartikel, die auch ohne besondere Aufzeichnungen als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können. Denn für Streuwerbeartikel (bis zu 10 Euro je Artikel) fällt nach derzeitiger Verwaltungspraxis keine Steuer nach § 37b EStG an (vgl. BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 – IV C 6 – S 2297b/14/10001, BStBl 2015 I S. 468, Rz. 10). Ob dies dazu führt, dass für den Betriebsausgabenabzug insoweit die besondere Aufzeichnung entfällt, ist umstritten. In R 4.11 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStR verzichtet die Finanzverwaltung insoweit lediglich auf die Aufzeichnung der Namen.

Im Streitfall betrugen die Aufwendungen 10,69 Euro pro Kalender und waren damit grundsätzlich abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Kosten waren jedoch nicht auf besonderen Konten gebucht worden, sondern unter „Dienstleistungen“ und „Werbedrucksachen“, die nicht nur Aufwendungen für Geschenke umfassten. Aus dem in das Buchhaltungsprogramm integrierten Controllingsystem waren die Aufwendungen für den Kalender zwar jederzeit abrufbar, Aufzeichnungen außerhalb der Buchführung genügen den gesetzlichen Anforderungen aber nicht.