Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Buchhaltungsunterlagen?

Für Buchhaltungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von entsprechend sechs oder zehn Jahren

Auch wenn sich Aktenordner im Büro oder im Archiv stapeln, für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Und nicht jedes Papier dürfen Sie guten Gewissens aus Ihren Aktenordnern entfernen. Hierfür können Sie im Jahresabschluss ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung bilden (siehe dazu BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 | BStBl 2003 II S. 131).

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können Sie nach dem 31. Dezember 2019 insbesondere folgende Unterlagen vernichten:

10-jährige Aufbewahrungsfristen

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2009 und früher erfolgt ist
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2009 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Buchungsbelege wie z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge (Ausdrucke elektronischer Kontoauszüge wie beim Onlinebanking genügen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten derzeit i. d. R. nicht; hier sind wie bisher die Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge der Kreditinstitute in Papierform zu archivieren.

6-jährige Aufbewahrungsfristen

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2013 oder früher
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2013 oder früher.

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung).
Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

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