Der unkomplizierte Guide: Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Buchhaltungsunterlagen?
Für Buchhaltungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von entsprechend sechs oder zehn Jahren
Auch wenn sich Aktenordner im Büro oder im Archiv stapeln, für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO) und nicht jedes Papier darf guten Gewissens den Weg durch den Schredder nehmen.
Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden (siehe dazu BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 | BStBl 2003 II S. 131).
Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2020 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:
10-jährige Aufbewahrungsfristen
- Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2010 und früher erfolgt ist
- Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2010 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge,
Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem
Jahr 2010. Bei Kontoauszügen gilt: Elektronisch übermittelte (digitale) Kontoauszüge sind entsprechend den gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung entsprechender Papierausdrucke genügt den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Soweit Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge in Papierform von Kreditinstituten zur Verfügung gestellt werden, ist zu empfehlen, diese weiterhin zu archivieren.
6-jährige Aufbewahrungsfristen
- Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2014 oder früher
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2014 oder früher.
Welche Unterlagen sind aufzubewahren?
Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten; die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung sind einzuhalten.
Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten, die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit möglich sein (s. § 147 Abs. 5 und 6 AO; § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung).
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für elektronische Unterlagen?
Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.
Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt werden (s. dazu die sog. GoBD-Grundsätze – zuletzt BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003, BStBl 2019 I S. 1269).
Wann beginnen Aufbewahrungsfristen?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Wann darf ich Unterlagen nicht vernichten?
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 Abgabenordnung). Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.
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