Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Buchhaltungsunterlagen?

Für Buchhaltungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von entsprechend sechs oder zehn Jahren

Auch wenn sich Aktenordner im Büro oder im Archiv stapeln, für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO) und nicht jedes Papier darf guten Gewissens den Weg durch den Schredder nehmen. Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden (siehe dazu BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 | BStBl 2003 II S. 131).

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2016 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfristen:

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2006 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Buchungsbelege wie z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge (Ausdrucke elektronischer Kontoauszüge wie beim Onlinebanking genügen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten derzeit i. d. R. nicht; hier sind wie bisher die Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge der Kreditinstitute in Papierform zu archivieren; vgl. zur Aufbewahrung und Archivierung ausschließlich elektronisch übermittelter Kontoauszüge LfSt Bayern vom 19. Mai 2014 – S 0317.1.1 – 3/3 St 42.)

6-jährige Aufbewahrungsfristen:

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder früher.

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung).
Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).