Steuertermine für 2018 und Hinweise für Unternehmen
Das Jahr 2018 geht auf das letzte Quartal zu. Zeit für steuerliche Pflichten und einen Blick auf die Steuertermine für 2018!
Deshalb haben wir für Sie in unserem letztwöchigen Beitrag bereits Termine und Hinweise für Arbeitnehmer und Privatpersonen zusammengestellt.
Diese Woche wollen wir Unternehmen Hinweise mit Blick auf die Steuertermine für 2018 geben.
Viele Selbständige sind zur Abgabe von Einkommensteuer-Erklärungen verpflichtet und müsen die relevanten Termine für 2018 im Blick behalten. Denn sie haben ihre Steuererklärungen für 2017 in der Regel spätestens bis zum 31. Dezember 2018 abzugeben.
Besser gesagt: Die Abgabefrist gilt für Steuerpflichtige, deren Erklärungen von Beratern angefertigt werden (siehe gleichlautende Ländererlasse vom 2. Januar 2018, BStBl 2018 I S. 70).
Aber diese Frist können Sie nicht ohne Angabe besonderer Gründe verlängern. Bei Überschreiten der Abgabefrist können Verspätungszuschläge festgesetzt werden. Für die Einhaltung der Frist ist es erforderlich, dass Sie alle notwendigen Unterlagen, Belege etc. rechtzeitig vorlegen.
Darüber hinaus sind kurz vor dem Ende eines Kalenderjahres regelmäßig mehr steuerliche Termine zu beachten als im Laufe des Jahres. Dem Jahreswechsel kommt auch im Hinblick auf steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten eine besondere Bedeutung zu.
Denn wollen Sie ein bestimmtes steuerliches Ergebnis noch für das Jahr 2018 erreichen, sind die entsprechenden Dispositionen bald zu treffen.
Darum haben wir Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Steuertermine für 2018 für Unternehmen bis Ende dieses Jahres und entsprechende Hinweise – auch im Hinblick auf den 1. Januar 2019 – zusammengestellt.
Kirchensteuer auf Kapitalerträge
Kirchensteuer auf private Kapitalerträge (siehe § 32d EStG) behalten Schuldner der Kapitalerträge (z. B. Bank, Finanzdienstleister, Versicherung oder Kapitalgesellschaft) ggf. automatisch ein. Später wird die Kirchensteuer an das Finanzamt abgeführt.
Die dafür erforderlichen Daten rufen die auszahlenden Stellen beim Bundeszentralamt für Steuern ab und nehmen im Fall der Kirchensteuerpflicht des Anlegers den Abzug entsprechend vor.
Dafür ist diese Regelabfrage jährlich im Zeitraum vom 1. September bis zum 31. Oktober vorzunehmen (siehe § 51a Abs. 2c Nr. 3 EStG).
Aufbewahrungsfristen
Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO).
Im Jahresabschluss können Sie ggf. für die Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung bilden (siehe dazu BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 | BStBl 2003 II S. 131).
Demgemäß können Sie mit Ablauf der gesetzlichen Fristen nach dem 31. Dezember 2018 folgende Unterlagen vernichten:
Ehe Sie Unterlagen vernichten, sollten Sie prüfen, ob und welche Unterlagen Sie als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung oder für ein zu führendes Rechtsmittel
- trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit
- weiterhin
aufbewahren sollten.
10-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist
- Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2008 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2008
6-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher (siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG)
- Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunter lagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher
Dagegen müssen Sie alle Unterlagen aufbewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform. Als auch für alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden.
Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat).
Ebenfalls dürfen Sie diese nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und Sie keine inhaltlichen Veränderungen vornehmen.
Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.
Auch gilt: Wandeln Sie Papierdokumente in elektronische Dokumente um („Scans“), müssen Sie das Verfahren dokumentieren. Hierdurch stellen Sie sicher, dass die Dokumente mit dem Original übereinstimmen und gewährleisten die Lesbarkeit und Vollständigkeit. Hierfür erfahren Sie näheres durch die sog. GoBD-Grundsätze (BMF-Schreiben vom 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/ 10003, BStBl 2014 I S. 1450).
Zudem gelten die Aufbewahrungsfristen auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung).
Was Sie während des Aufbewahrungszeitraums beachten sollten
Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein (siehe § 147 Abs. 5 und 6 AO; § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung).
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde.
Ebenfalls entscheidend ist der Zeitraum, in dem Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Ferner ist wichtig, wann Sie die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen erstellt haben.
Allerdings ist die Vernichtung von Unterlagen dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).
Sonderabschreibungen bei kleinen und mittleren Betrieben
Bei Anschaffung und Herstellung von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens können Sie neben der normalen Abschreibung bis zu 20 % der Aufwendungen gesondert abschreiben (vgl. § 7g EStG).
Die Sonderabschreibung kommt bei Anschaffung bzw. Herstellung bis zum Jahresende in vollem Umfang für das Jahr 2018 in Betracht.
Bei geplanten Investitionen kann durch Berücksichtigung eines Investitionsabzugsbetrags in Höhe von 40 % der voraussichtlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten – maximal bis zu einem Betrag von 200.000 Euro – die steuerliche Wirkung der Abschreibungen vorgezogen werden.
Dann können Sie die Sonderabschreibung im Zeitpunkt der Investition (wenn diese innerhalb von 3 Jahren erfolgt) zusätzlich geltend machen. Voraussetzung ist, dass Sie die Wirtschaftsgüter mindestens bis zum Ende des auf die Investition folgenden Wirtschaftsjahres im Inland (fast) ausschließlich betrieblich nutzen.
Wie Sie den Investitionsabzugsbetrag nutzen können
Zunächst gilt: Den Investitionsabzugsbetrag können Sie nur dann in Anspruch nehmen, wenn Sie folgende Größenmerkmale erfüllen:
- bei Bilanzierenden darf das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres 235.000 Euro nicht überschreiten
- bei Land- und Forstwirten darf das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres 125.000 Euro nicht überschreiten
- für Unternehmer, die den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, gilt eine Gewinngrenze von 100.000 Euro
Außerdem ist zu beachten, dass im Hinblick auf die Geltendmachung von Sonderabschreibungen die Größengrenzen für das Jahr gelten, das der Anschaffung des Wirtschaftsguts vorangeht (§ 7g Abs. 6 Nr. 1 EStG).
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Wenn Sie abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis zum 31. Dezember 2018 anschaffen, können Sie diese in 2018 in voller Höhe abschreiben. Hier gilt: die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen 800 Euro nicht übersteigen.
Ferner ist der reine Warenpreis ohne Vorsteuer maßgebend. Dies gilt auch, wenn die Vorsteuer nicht abziehbar ist (siehe R 9b Abs. 2 Satz 1 und 2 EStR).
Ebenfalls ist Ihnen für Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro bei Gewinneinkünften (wahlweise) die Bildung eines mit 20% jährlich abzuschreibenden Sammelpostens möglich.
In diesem Fall ist für alle anderen in diesem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter eine Sofortabschreibung nur bei Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bis zur Höhe von 250 Euro zulässig.
Überdies gilt für Überschusseinkünfte (z. B. nichtselbständige Arbeit, Vermietung und Verpachtung) ausschließlich die 800 Euro-Regelung (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 Satz 2 EStG).
Begünstigung nicht entnommener Gewinne
Falls Sie zu bilanzierenden Gewerbetreibenden, Selbständigen oder Land- und Forstwirten gehören, gilt für Sie: Sie können für Ihren nicht entnommenen Gewinn 2018 beantragen, dass dieser (lediglich) mit einem Einkommensteuersatz von 28,25 % besteuert wird (siehe § 34a EStG).
Entsprechend können Sie den Antrag für jeden Betrieb oder Mitunternehmer gesondert stellen, bei Gesellschaftern von Personengesellschaften bei mehr als 10 % Gewinnbeteiligung oder einem Gewinnanteil von über 10.000 Euro.
Wird der nach Abzug der Steuern verbleibende Gewinn später entnommen, erfolgt eine Nachversteuerung mit 25 % (vgl. § 34a Abs. 4 EStG). Weiter finden Sie zu den übrigen Fällen einer Nachversteuerung Hinweise in § 34a Abs. 6 EStG.
Gewillkürtes Betriebsvermögen
Sie nutzen bestimmte Wirtschaftsgüter nicht überwiegend betrieblich, aber diese stehen in einem gewissen objektiven Zusammenhang mit dem Betrieb?
Dann können Sie diese dem Betriebsvermögen zuordnen, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10 %, aber höchstens 50 % beträgt (sog. Gewillkürtes Betriebsvermögen).
Dies gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart. D. h. sowohl für Bilanzierende als auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (z. B. Freiberufler). Hierbei gelten Besonderheiten bei Grundstücken (siehe R 4.2 Abs. 1 EStR).
Die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen muss dabei zeitnah durch eine Einlage oder Entnahme in der laufenden Buchführung erfolgen.
Insbesondere zum Jahresende müssen Sie prüfen, ob ein Wirtschaftsgut weiterhin als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden soll. Sobald dies nicht der Fall ist, müssen Sie eine entsprechende (erfolgswirksame) Entnahme im Rahmen der laufenden Buchführung z. B. für den Monat Dezember buchen.
Geschenke für Geschäftsfreunde/Bewirtungen
Sofern Sie Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Zuwendenden sind, als Betriebsausgaben berücksichtigen wollen, gilt folgendes zu beachten.
Geschenke dürfen insgesamt 35 Euro pro Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen.
Und zwar gilt dies bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ohne Umsatzsteuer (vgl. R 9b Abs. 2 Satz 3 EStR).
Nicht zu den Geschenken gehören z. B. Rabatte, Gewinne aus Verlosungen bzw. Gewinnspielen oder sog. Zugaben. D.h. Gegenstände, die Kunden im Zusammenhang mit einem Einkauf kostenlos zusätzlich erhalten (siehe auch BFH-Urteil vom 12. Oktober 2010 I R 99/09 | BFH/NV 2011 S. 650).
Auch zählen dazu Streuwerbeartikel, die Sie z. B. auf Messen ausgeben.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Beitrag „Geschenke und was Sie steuerrechtlich beachten müssen“.
Pauschalversteuerung
Falls Sie Sachgeschenke an Geschäftsfreunde verteilen, sind diese – auch bei einem Wert von weniger als 35 Euro – bei den Empfängern regelmäßig steuerpflichtig. Das hat der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 16. Oktober 2013 festgelegt.
Indessen können zuwendende Unternehmer stattdessen die hierauf entfallende Einkommensteuer pauschal mit 30 % übernehmen (§ 37b EStG) zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer.
Aber Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag) bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass bleiben beim Empfänger steuerfrei (siehe BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015).
Dessen ungeachtet gilt die 35 Euro-Grenze für den Betriebsausgabenabzug beim Zuwendenden. Ebenfalls kommt eine Pauschalversteuerung in Betracht, sollte die Zuwendung diesen Betrag übersteigen.
Ehe Sie die Pauschalversteuerung anwenden, müssen Sie diese Regelung aber für alle im Wirtschaftsjahr gewährten Geschenke (an Geschäftsfreunde) vornehmen.
Auch Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden etc. (auch soweit eigene Arbeitnehmer teilnehmen) sind nur in Höhe von 70 % steuerlich berücksichtigungsfähig. Dabei müssen Sie bestimmte Nachweispflichten erfüllen (siehe dazu § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, R 4.10 EStR, H 4.10 [5 – 9] EStH).
Außerdem ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug von Geschenken und Bewirtungsaufwendungen, dass Sie die Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG).
Sachzuwendungen an Mitarbeiter
Zunächst können Sie als Arbeitgeber Aufwendungen für Sachleistungen oder Geschenke an Ihre Arbeitnehmer als Betriebsausgaben geltend machen.
Allerdings sind diese grundsätzlich beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Handelt es sich um übliche Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichen Anlass (z. B. Blumen, Wein oder ein Buch zum Geburtstag oder zur Hochzeit), bleiben diese lohnsteuerfrei. Dies gilt, wenn der Wert des Geschenks 60 Euro je Anlass nicht überschreitet (vgl. R 19.6 LStR).
Zudem bleiben sonstige Sachbezüge (z. B. auch Warengutscheine) generell steuerfrei, wenn der Wert – ggf. zusammen mit anderen Sachbezügen – die Freigrenze von 44 Euro monatlich nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
Für teurere Sachzuwendungen (z. B. im Rahmen von Incentive-Veranstaltungen oder für VIP-Eintrittskarten) können Sie die Lohnsteuer für alle betroffenen Arbeitnehmer pauschal mit 30 % übernehmen (vgl. § 37b EStG). Jedoch sind nach § 37b EStG pauschal-versteuerte Zuwendungen sind regelmäßig nicht sozialversicherungsfrei.
Freibetrag für Betriebsveranstaltungen
Zuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen auf einer Weihnachtsfeier) bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Soweit die Zuwendung bei höchstens zwei Veranstaltungen jährlich für den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt nicht mehr als 110 Euro pro Veranstaltung beträgt. Dies ist nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG geregelt (vgl. auch BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 – IV C 5 – S 2332/15/10001 | BStBl 2015 I S. 832).
Für einen ggf. übersteigenden Teil können Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Die pauschalversteuerten Zuwendungen sind beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Vorabaufwendungen für 2019
Nicht regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen, die beispielsweise im Januar 2019 fällig werden, können von nichtbilanzierenden Steuerpflichtigen bereits 2018 geleistet werden. Falls Sie eine Steuerminderung noch für dieses Jahr beabsichtigen, gilt es dies zu beachten.
Werden in diesen Fällen offene Lieferantenrechnungen noch 2018 bezahlt, mindert dies ebenfalls den steuerlichen Gewinn im Jahr 2018.
Lediglich bei Gegenständen des Anlagevermögens ist es für den Beginn der Inanspruchnahme der Absetzungen unerheblich, ob das Anlagegut bereits bezahlt ist.
Hier ist der Anschaffungs- oder Fertigstellungszeitpunkt entscheidend.
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