Kürzung der steuerfreien Verpflegungspauschalen bei Nichteinnahme von gestellten Mahlzeiten
Die Verpflegungspauschalen von 28 Euro bzw.14 Euro anlässlich einer Auswärtstätigkeit sind bei Zurverfügungstellung einer „üblichen“ Mahlzeit durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zu kürzen.
Die Kürzung für ein Frühstück beträgt 20 % (5,60 Euro) und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 % (11,20 Euro) der Verpflegungspauschale von 28 Euro für einen vollen Tag (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Steht dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale zu, ist die Mahlzeit grundsätzlich als Arbeitslohn mit dem amtlichen Sachbezugswert zu versteuern (für 2021: 1,83 € bzw. 3,47 €).
Die Finanzverwaltung führt als Beispiele für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit u. a. das Frühstück bei einer Hotelübernachtung, das Mittagessen bei einer Fortbildungsveranstaltung sowie die Teilnahme an einem vom Arbeitgeber übernommenen Geschäftsessen an.
Dabei soll es nicht darauf ankommen, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit auch wirklich eingenommen wurde oder die tatsächlichen Aufwendungen für Mahlzeiten niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag.
Diese Grundsätze gelten auch für Verpflegungspauschalen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020 – IV C 5 – S 2353/19/10011 [BStBl 2020 I S. 1228), Rz. 73 bis 91]).
Der Bundesfinanzhof (Urteil vom 07.07.2020 VI R 16/18 [BStBl 2020 II S. 783]) hat in einem aktuellen Urteil die Ansicht der Finanzverwaltung bestätigt, dass es nicht darauf ankommt, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit auch tatsächlich eingenommen wird.
In diesem Fall handelte es sich um eine Kürzung der Verpflegungspauschalen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung aufgrund einer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Gemeinschaftsverpflegung in einer Kantine, bei der der Arbeitnehmer nicht an allen zur Verfügung gestellten Mahlzeiten teilnahm.
Damit dürften vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Kantinenessen, unabhängig von ihrer tatsächlichen Einnahme, auch zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen führen.
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